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スペシャル

【巻頭】ミスなし!効率アップ! お仕事段取り術

やるべきことが多くていつもバタバタしてしまう、気をつけているのにうっかりミス!
そんな段取りベタさんに贈る仕事術。新年度が始まる前に日ごろの取り組みを整理し、
見直してみましょう。今までなんとなく行ってきた作業も、少し工夫するだけで驚くほど効率が上がるかも!<企画・編集/ウィーラ編集部>

 

段取り上手になるための5つのSTEP

イラストSTEP1 仕事を書き出して見える化
STEP2 全体像を把握して傾向をとらえる
STEP3 締め切りから逆算して予定を立てる
STEP4 TO DOリストを書いてチェック
STEP5 実際かかった時間を記入

 

 

 

STEP1 仕事を書き出して見える化

その1仕事に関わることすべて書き出してみましょう。

ピンクのふせん→①やらなければならないこと
黄色のふせん→②やった方がいいこと
水色のふせん→③気になっていること
色分けして分類してみて

 

 

 

 

STEP2 全体像を把握して傾向を分析

その2その3

 

 

 

書き出したことを、好き⇔嫌い、得意⇔苦手のマトリックスに落とし込んでみます。嫌い・苦手なことは、なかなか手がつけられず後回しにしがち。そうならないように周囲の人を巻き込んで取り組む日時を決めてしまいましょう。また、好きなこと・嫌いなことを交互にする、苦手なことが終わったら何かご褒美を用意するなど少し工夫してスケジュールに組み込みましょう。

 

 

STEP3 締め切りから逆算して予定を立てる

企画書の提出日のように、業務的に明らかな締め切りが決められている場合だけでなく、すべての仕事に対していつまでにやるべきか自分で締め切りを決めることが大事。半年先、1年先など長期的な取り組みに関しては、月や週ごとのスケジュールに落とし込んで、いつまでにどこまで進めるのか考えてみましょう。

 

 

STEP4 TODOリストを書いてチェック

週初めに、まとめて1週間分のリストを作成する<またはスケジュールを立てる>のがおすすめ。毎日の進捗状況により、必要があれば都度変更しましょう。リストには、予測して目標とする時間を記入しておくのがポイント。時間が正確に読めるようになってくるまでは、作業を細分化して見積もってみよう。 例えば、在庫確認・発注30分→在庫確認25分、発注5分

 

 

SREP5 実際かかった時間を記入

STEP4で作ったリストやスケジュール帳に、実際その作業がどれくらいかかったのか記入します。見積もった時間と差が大きいときは、その理由をメモしておきます。電話対応あり、来客あり、トラブルあり、担当者不在など…。次に時間を見積もるときに、参考にすることができ、ルーチン作業がどれくらい早くなったのか自分の成長も確認できます。

 

 

 

人教えてくれた人
株式会社 マイインポータント 山梨 嘉代子さん

キャリアコンサルタント・コーチとして、150件以上の企業支援を行う組織開発・人材育成のスペシャリスト。会社員時代は、OA機器販売会社で10年間法人営業に従事。のべ500社以上を担当し成績トップを10年間維持したという経歴の持ち主。
Tel 053-489-4537 https://www.my-important.com/