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<テーマ>好印象のメールを短時間で

仕事をする上で、欠かせないものとなったメール。メールの書き方次第で、相手に与える印象はガラリと変わります。
この機会に、普段何気なくやりとりしているメールの書き方や送信法をあらためて見直してみましょう。

 

 

自己流を見直して印象アップ

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メールは、手軽にメッセージを伝えることができる便利なツール。上司や部下への報告や依頼、取引先とのやりとりなど、利用用途は多岐にわたります。複数の人に向けて、同時に情報発信できるため、情報の共有や迅速な対応を求められる場合にも役立ちますし、活字で確認できるため、聞き間違いや「言った、言わない」といったトラブルを防ぐことも可能です。
仕事を円滑に進める上で、必要不可欠となったメールですが、ビジネスの場でしっかりと学ぶ機会は少なく、自己流で何となく済ませている人が多いよう。味気ないメール、丁寧すぎるメール、要件が不明瞭、返信しにくい…、こんなメールを受け取った経験も一度や二度ではないはずです。
今回は、読み手の気持ちを考えたメールを、効率よく送るためのポイントを伝授。いつものメールを見直し、顔が見えない相手へ気づかいのあるメールを送れるようになりましょう。一度しっかり学べば、使い方次第で、強い味方になってくれますよ。

 

 

 

時短メール5つのコツ

まずは、できそうなところから取り入れてみて。面倒くさがらずに、設定や登録をしておくことで、結果的には効率が上がり時短につながります。

 

よく使う言葉を単語登録

仕事上よく使う単語は、IMEの「単語登録」機能を使って登録。
メールだけでなく普段の業務でも効率UPにつながります。

 

 

決まった時間にメールを確認

出社時や休憩後など、決まった時間にメールを確認する習慣をつけると、まとめて作業することができ時短になります。
また、確認漏れや返信の遅延を防ぐこともできます。

 

 

アドレス帳の整備

アドレス帳を作っておくと、送信先を選ぶだけで宛先を入力できます。新しい連絡先ができたときは、後回しにせず、そのときに作ってしまうことが大切です。

 

 

定型文を用意

仕事の中では、よく使う文面があります。メールの下書き機能を利用し、事前に準備しておくと、そのたびに入力する手間がなく、記入漏れを防ぐこともできます。

 

 

受信フォルダー振り分け機能

メールの自動振り分け機能を利用すれば、受信一覧の中から探す手間が省けます。社内でルールを決めておけば、ほかのPCで確認するときも安心です。

 

 

ワンランク上を目指す!ビジネスメール術

あなたのメールは大丈夫?
基本構成を復習して、必要事項を簡潔にまとめられるようになろう。

 

 

宛名

送信する前に、送付先や宛名が正しいことを確信しましょう。特に初めて送付する方は、宛名が間違っていると大変失礼です。会社名・部署・氏名などが合っているかしっかりと確認を。会社名は(株)などと省略せずに正式名称で記載しましょう。

 

 

内容

メールで送る文章は簡潔・明瞭が基本。相手がパッと見てわかりやすいように「結論」「理由」「詳細」の順で書くようにしましょう。段落が変わるところは、1行あけるのも読みやすくするコツです。また、①②や㈲㈱などの機種依存文字は使わないように注意しましょう。

一つのメールに1要件が基本ですが、どうしても複数の要件を伝える必要があるときは、最初に箇条書きで項目を記載しておくと、受け取った方の見落としも防げ、分かりやすくなります。

 

 

署名

「署名」機能を使って、会社名・氏名・連絡先などの入った署名が自動的に入るように設定しておくと、入れ忘れもなくなります。

 

 

あて先、CC

To:必ず知らせなければならないメンバー
CC:参考までに知らせたいメンバー
BCC:参考までに知らせたいが、ほかの人には送ったことを知られたくないメンバー
CCやBCCは、なんでも送るのではなく必要な人のみに送り不要な人には送らない配慮も大切。

 

 

件名

「お疲れさまです」「ご確認ください」など何の工夫もない件名では、その他大勢のメールに埋もれてしまいます。
例えば
【ご確認】4月定例会の出欠(××株式会社 鈴木)
など一目で内容がわかるような件名をつけて。

 

 

メール画面

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

メールのお作法

表情が見えないコミュニケーションだからこそ、言葉選びは慎重に。文章以外にも、気をつけるポイントを伝授します。

 

1.返信は24時間以内に

返信は、24時間以内に。内容が確定してない場合は、メールを確認した旨や、いつ正式な返事をするかを伝えるだけでも相手の方は安心します。

 

 

2.相手の視点に立った文章に

メールには、「これが正解」という決まりがありません。表情や意思が見えにくいコミュニケーションなので、読む人によって受け取り方が別れてしまいます。自分は問題ないと思っていも、相手のとらえ方が違う場合はトラブルの元に。以下の点に注意しましょう。

・顔文字や(笑)(爆)!などの記号
・命令や督促などきつい表現
「要回答」「締切厳守」「大至急」など
・要件をすべてメールで済ませてしまう

 

 

3.クッション言葉を使って柔らかく表現

文章だけのコミュニケーションは、相手の受け取り方にいつも以上に気を使いましょう。クッション言葉を使って柔らかい表現にすると、感じの良い表現になります。
「大変恐縮ですが」「お手数ですが」
「お時間のあるときに」
「勝手申しますが」…など

 

 

4.大切な要件は電話も併用して確認

メールを送ったから大丈夫というのは、いかにも独りよがりです。大切な要件は、電話なども使い相手に必ず伝わるようにすることで、進行がスムーズになります。

 

 

5.社内と社外メールを使い分ける

社外メールの場合は、宛名の後に「あいさつ」とメールの最後に「結びの言葉」を入れましましょう。社内の場合は、基本的にあいさつは不要です。宛名の後は要件から始めましょう。

 

 

 

 

教えてくれたのは
@りこキャリアスクール 小栗さん
2001年パソコン教室を開校。パソコン指導のほかITコーディネーターやキャリアコンサルタントの経験・知識を活かした研修や支援を行う。3月に小学生のアフタースクールを参野町で開校。働く女性や単身親の支援に力をいれる。